Como saber quando trocar as folhas de cálculo por uma solução de CRM?

Se a sua pequena empresa tem um volume de dados limitado, as folhas de cálculo poderão ser suficientes para o gerir. No entanto, já pensou o que poderá acontecer quando o volume de dados aumentar e tiver de recrutar mais colaboradores para o gerir? Nesse caso, as folhas de cálculo de gestão de dados podem gerar alguma confusão ou até uma situação caótica.

É neste sentido que uma solução de gestão de relacionamento com o cliente (CRM, do inglês Customer Relationship Management) pode ser bem mais benéfica do que qualquer folha de cálculo. Leia o resto do nosso artigo para ficar a conhecer algumas dicas para trocar as velhas folhas de cálculo por uma boa solução de CRM. Antes disso, vamos analisar as vantagens gerais das soluções de CRM.

Em que é que as soluções de CRM são mais benéficas do que as folhas de cálculo?

As soluções de CRM têm diversas vantagens face às ferramentas de folhas de cálculo, incluindo:

• Armazenamento de dados centralizado: uma solução de CRM armazenará todos os dados dos seus clientes num único local, o que permite pesquisar dados sem ter de abrir e fechar dezenas de ficheiros individuais. E sabe que mais? Pode aceder às suas soluções de CRM a partir de qualquer tipo de dispositivo. Mesmo que esteja em viagem, pode aceder a dados de clientes importantes a partir do telemóvel.
• Funcionalidades de personalização: na sua generalidade, as folhas de cálculo não têm grandes funções de personalização. Por exemplo, não permitem definir indicadores-chave de desempenho relevantes (os famosos KPI) para avaliar o desempenho com precisão. Contudo, uma solução de CRM é o total oposto, permitindo avaliar o desempenho, os segmentos de clientes com base em variadas métricas e muito mais.
• Integração homogénea: as soluções de CRM incluem funcionalidades de integração, o que significa que permitem emparelhar todas as outras aplicações empresariais que utiliza no dia a dia. Por exemplo, pode associar a sua solução de CRM aos perfis das redes sociais da sua empresa nas mais diversas plataformas, como o Facebook e o Instagram. Esta “ligação direta” permite recolher dados diretamente dessas plataformas para a solução de CRM, reduzindo a necessidade de recolher e introduzir dados manualmente em modelos de folhas de cálculo.
• Automatização de marketing: as funcionalidades automatizadas de marketing podem ser extremamente úteis para acelerar vários processos. Por exemplo, diversas soluções de CRM têm capacidades de automatização de qualificação de leads, automatização de e-mails de marketing e muito mais. Contudo, estas funcionalidades são praticamente inexistentes nas folhas de cálculo. Assim, se continuar a utilizar folhas de cálculo, terá de as combinar com um software de terceiros compatível com a automatização de processos. Em conclusão, terá mais encargos financeiros e um menor grau de eficiência.

Dicas para trocar as folhas de cálculo por uma solução de CRM

Agora que já conhece as vantagens das soluções de CRM, chegou o momento de analisar algumas dicas úteis para deixar de usar folhas de cálculo de forma simples e integrada.

• Formatar as folhas de cálculo: depois de escolher uma solução de CRM adequada às necessidades da sua empresa e ao orçamento disponível, o primeiro passo é formatar as suas folhas de cálculo. Esta é, sem sombra de dúvida, a etapa mais demorada do processo de troca, mas só vai ter de o fazer uma vez. De modo geral, as soluções de CRM oferecem guias detalhados para ajudar a formatar corretamente as folhas de cálculo.
• Alterar o formato de ficheiro: depois de formatar as folhas de cálculo de acordo com os requisitos da sua nova solução de CRM, o segundo passo é alterar o formato dos ficheiros. Normalmente, as folhas de cálculo em Excel são guardadas no formato “.xlsx” e as do OpenDocument no formato “.ods”. Estes formatos de ficheiro, no entanto, não são compatíveis com todas as soluções de CRM. Felizmente, a maioria das ferramentas de folhas de cálculo permite converter os ficheiros para o formato “.csv”, o mais comum e compatível com o software de CRM.
• Rever, importar e validar os dados: o último passo é rever os dados para detetar eventuais discrepâncias e, em seguida, importá-los para a solução de CRM. Após a importação, é importante validar os dados para identificar potenciais erros. Todas as soluções de CRM têm funcionalidades de validação integradas, o que permite definir regras para verificar todos os dados que foram importados.

Se está a pensar em investir numa ferramenta de CRM para ajudar a organizar os dados da sua empresa sem que os seus colaboradores tenham de perder muito tempo à procura do que precisam, contacte a nossa equipa para obter ajuda a largar as velhas folhas de cálculo e a evoluir na gestão dos seus dados. Ligue-nos para o número (+356) 2248 8300 ou envie um e-mail para o endereço [email protected] e marque uma reunião gratuita, para que possamos ajudar a criar a solução perfeita para a sua empresa.